Funktionsbeskrivelse

Afregningsdelen i Frontspeed er lavet professionelt, med principper fra store økonomisystemer, dvs. det lever faktisk op til en kritisk revisors forventninger. Det hjælper også med automatisk at overholde faktureringsreglerne.

Systemet har en unik og hurtig måde at arbejde med ændringer på regninger, under overholdelse af faktureringsregler via at det blot skal vises ændringer og så selv kan lave kreditnota, ved rettelser i fakturerede regninger.

Der er daglig status på økonomien og indbygget kasseafstemning, så der er styr på at kassen passer.

Der er også masser af mulighed for dataudtræk, fx omsætningslister på flere dimensioner og du kan nemt eksportere alle økonomital til Excel.

Du kan lave kontoudtog, der viser alle bevægelser for en patient eller endog for hele klinikkens økonomi.

“Modtag betaling” (tjek-ud/afregning)

Når en konsultation er gennemført er der ét enkelt skærmbillede målrettet det at modtage betaling samt evt. andre opgaver ifbm. tjek-ud.

Billedet understøtter de arbejdsfunktioner man kan have behov for ifbm. dette, i ét enkelt skærmbillede, inkl. sen påsætning af Danmark, hæve over beløb, automatisk fakturering og udligning, udskrivning af kvittering og flere andre ting.

Rette en indbetaling

Hvis klinikken har det slået til, så kører systemet med rettelsesspor på betalingsregistreringer, så det er nemt at iagttage evt. rettelser. Der er indbygget en del smart logik omkring dette, så man kun får et rettelsesspor på, i de vigtige relevante tilfælde.

Uanset hvad, laver systemet en ekstra sporing af alle ændringer på indbetalinger! Man kan se dette revisions-spor via listen “Indbetalinger revisionsspor”. (Er ikke tilgængelig for alle personer)

(Der er også revisionspor på regninger)

Dagsafslutning og kasseafstemning

Hver dag er det godt at stemme alt af og tjekke at ’det hele’ ser godt og rigtigt ud.

Den vigtigste årsag til at gøre det dagligt er, at det er meget nemmere at opklare problemer hvis der ikke går tid mellem at problemet er opstået og indtil et problem bliver undersøgt, og evt. rettet.

Det er også rart at vide at det der ligger bagud, er “i orden”. Systemet sammenholder det optalte med det registrerede og beregnede.

Under ”Dagens summer” er der også et væld af opdaterede økonomiberegninger per dag, både til bogføring og løbende opfølgning/interesse.

Alt er ’rigtige’ regninger (dvs. nummerede fakturaer)

En regning starter sit liv med at være en “foreløbig regning” (en ordrekladde i bogførings/revisor jargon). Det er nemt at rette en foreløbig regning og tilføje flere ting til den. På et tidspunkt bliver en foreløbig regning til en “færdig regning” (en faktura). Det sker enten via at du beder systemet om at afslutte den eller automatisk via at patienten betaler hele det skyldige beløb (uden at bede om at samle ydelser på samme regning næste gang, det kan man også.)

Systemet spørger også om der skal afsluttes når du skriver regningen ud som en fakturaudskrift. (Der findes nogle regler omkring dette). Hvis der står regning eller faktura på en udskrift til en kunde, så skal faktureringsreglerne følges og de siger at regninger for det første skal være nummererede i en ubrudt fortløbende rækkefølge og at de ikke må ændres, når de er faktureret (ca. lig med udskrevet nummereret til kunden).

Systemet har en masse smart logik indbygget som kan assistere med at rette fakturerede regninger hvis nødvendigt. Systemet laver selv kreditnotaer efter behov i dialog med brugeren. Så man har både fordelen af at det foregår på den rigtige, solide, måde og at det stadigvæk er relativ nemt at rette i regninger. Det er unikt.

Udskrifter til patienterne

Der kan udskrives både en Betalings-kvittering, dvs. en udskrift som har udgangspunkt i indbetalingen, og en rigtig fakturaudskrift.

Hvis du i “Modtag betaling” funktionen krydser af i “Udskriv kvittering” skriver systemet en betalings kvittering automatisk.

En betalingskvittering er en redegørelse for en indbetaling. Den viser hvilke regninger og ydelser der er betalt med indbetalingen (endog ved ’skæve’ beløb, som fremgår). Derudover viser den hvad der på udskriftstidspunktet findes, som ikke er fuldt betalt. Det er rigtig smart for at bevare et godt overblik.

Ved en normal konsultation og afregning vil betalingskvitteringen se helt simpel ud (og ligne en regningsudskrift). Den vil indeholde information om betalingen, regningen og ydelsen.

I mere komplekse tilfælde kan der være mere information om indbetalingen, alle de regninger den er brugt til, og alle de ydelser der har været på regningerne (delt over forskellige datoer). Udskriften vil evt. også, for alle disse regninger, vise hvilke andre betalinger der er anvendt til at betale regningerne. Det er rigtig brugbart når man skal danne sig et overblik over unormale og komplekse situationer, fx hvis indbetalinger ikke matcher regninger 100% / ligger skævt eller forskubbet.

Regningsudskrift

Regningsudskriften er relevant, hvor der enten ikke er nogen betaling endnu at tage udgangspunkt i for betalings-kvitteringen, eller hvis nogen skal bruge en faktura til deres regnskab, fx forsikringsselskaber.

Betalingsid

Systemet kan sætte en betalingsid linje ind i regningsudskrifter. (En såkaldt OCR linje.)

På den måde kan patienter indbetale via netbank som betalingskort og dermed er man sikker på automatisk at få en korrekt angivelse af hvem der er der har indbetalt. Linjen sættes kun på hvis der er skyldigt beløb.

OCR linjen ser fx sådan ud:

+71<123450000019348 +80882939<

Rette i regninger

Systemet hjælper til når du vil rette i regninger.

Bag overfladen er det i visse tilfælde omstændeligt at rette i regninger, alt efter situationen (fx om regningen har været indsendt til sygesikringen, eller været printet ud til patienten (faktureringsloven har bestemmelser om dette)).

Derfor har vi lavet det sådan, at du kan vise hvad du vil ende med, via at gå ind på den regning du vil rette, krydse flere ydelser af, slette ydelser eller lave rettelser på linjerne.

Dernæst vil systemet, alt efter hvad udgangspunktet er og hvilke rettelser du har vist det, guide dig igennem og lave rettelserne for dig, så slutresultatet bliver det du har vist!

Hvis det kræver en kreditnota fortæller systemet dig dette og beder om lov til lave det for dig automatisk.

Dette kan vi sige er meget avanceret ift. alt andet vi kender på markedet, inkl. de store kendte økonomisystemer.

Overholdelse af faktureringsregler, giver en rigtig god sporing, som man ønsker i et bogholderi. Det er på den anden side ikke lige så simpelt at rette i regninger, som hvis det var rettelse direkte i data, fx på samme måde som hvis det lå i et regneark eller i en notesblok. Men netop dette gør at man kan stole på tingene og føre et bogholderi af god standard. Efter vi har lavet assistance i systemet omkring rettelser på regninger er det lige så let at rette regninger, som hvis det lå i et åbent regneark, så man har det bedste fra begge verdener.

Pga. overholdelse af regler fra sygesikringen og danmark kommer der en del flere regler ind over, og summen af det er at det er en større sag at overholde samtlige regler. Systemet hjælper med det.

Anden betaler (forsikringer mv.)

Denne funktion giver mulighed for at lave automatik omkring at en anden (person/juridisk enhed) træder ind og betaler en andel af en patients regning (evt. det hele), indenfor en vis ramme (antal behandlinger og/eller beløb).

Dette kan bruges til flere forskellige ting, fx at en forsikring betaler et antal behandlinger for en patient, eller at en kommune betaler en andel af en patients behandlinger, eller at en arbejdsgiver betaler for en medarbejder. Det kan også bruges til at en patient betaler for en anden patient, fx en voksen betaler for sine pensionist forældre.

For at en patient kan få noget på en andens regning skal der være 2 ting på plads. For det første skal den anden der kan/vil betale, være oprettet som en ”Anden betaler”. Dette er en simpel reference til en anden person/juridisk enhed, der kan optræde som anden betaler generelt. Typisk vil der kun være nogle få af disse. Hver defineret ”anden betaler” kan tilknyttes en kontakt i Adressebogen (den med EAN lokationsnumre) og derved få mulighed for eFaktura.

eFaktura

Systemet understøtter eFaktura og en regning kan sendes som eFaktura via blot at angive modtageren og sige Ok. Ved ”anden betaler” kan den sendes via blot en enkelt afkrydsning.

Hæve over beløbet (Udbetal overskydende saldo kontant)

Når patienten tjekker ud, er det nemt at hæve over beløbet. Sæt blot kryds og du bliver guidet igennem og der bliver automatisk registreret en kontant udbetaling. (Der vil figurere 2 separate ind/udbetalings-poster, ligesom det er bedst).

Tillægsperioder

Få systemet til selv at skrive procent tillæg på ydelser, i perioder hvor det er relevant.

Det kan være om aftenen og natten, eller i weekender. (Det er relateret til sygesikringen og deres prisoversigt.)

Åbningssaldi

Dette bruges kun under indkøring af systemet. Og kun hvis der er eksisterende mellemværende, som man ønsker skal håndteres. Dvs. at der findes patienter i et gammel system, som skylder og at man ønsker at opkræve disse via det nye system.

En åbningssaldo giver mulighed for at fortælle systemet at åbningsbalancen ikke er 0, men at patienten fx skylder 100 kr. Når patienten kommer første gang og får en ydelse på fx 250 kr, vil det fremgå at patienten skylder 350 kr. 

Danmark auto påsætning af gebyr

Systemet kan automatisk sætte et gebyr på regningen, for at indberette til “danmark” hvis klinikken vælger det.

Forudindstillet ydelse

Betyder at systemet selv krydser en ydelse af i ”Gennemfør behandling”, hvis det passer med noget af det der er blevet indstillet forud.

Så skal man ikke tænke så meget over hvilken ydelse der skal på og man sparer et klik.

Rul en indbetaling/afregning tilbage ved fejl ved tjek-ud

Denne funktion (“Rul Modtag betaling tilbage”) ‘ugør’ modtagelse af betaling og det som hører sammen med dette, dvs. automatisk afslutning af foreløbig regning, skift af status på aftalen og udskrift.

Det er smart i de tilfælde hvor man har lavet noget forkert omkring betaling og det opdages med det samme (oftest er det patienten der ønsker en anden form for betalingsmetode). I stedet for at rode med at rette op på dette, dvs. fx lave kreditnota, annullere indbetaling osv., så vælger man blot denne funktion og kører betalingen igen.

Komplet ‘ugør’ af betaling/check-ud er dog kun mulig på den seneste regning, pga. regningsnumre. (Regningsnumre skal være uden mellemrum/slip for at opfylde lov-kravene.)

Yderligere små og store smarte hjælpe funktioner fx:

Nemt lave kontantsalg

Fuldautomatisk styr på ”danmark” og sygesiking

Flytte en regningslinje

Mulighed for at give Kiropraktik & sundhed rabat

Og meget mere!

I Frontspeed skal man blot tage imod pengene, og registrere det, og så sørger systemet selv for resten. Men i enkelte tilfælde vil man gerne registrere, at en specifik betaling, er for en specifik regning.

Hvornår har man brug for manuel udligning?

Det er fx hvis en patient har 2 igangværende regninger kørende. En til selvbetaling og en til at en anden betaler, fx firma. Eller patienten ønsker at opdele fx massage og kiropraktik. For andre betaleres vedkommende, fx forsikrings selskaber og kommuner, så vil de ofte betale en specifik regning, for en specifik patient, og i det tilfælde er det også vigtigt, at kunne knytte de 2 ting tæt sammen, og holde fast i det.

Automatisk udligning, og specifik sammenkædning, virker samtidig, dvs. man kan i Frontspeed opprioritere enkeltregninger og lade systemet om resten. Det kan være en stor hjælp og er arbejdsbesparende.

Konkret kan man, når man modtager betaling via en aftale i kalenderen vælge at markere en eller flere regninger med udeståender som betalingen vedrører, og man kan prioritere dem indbyrdes.

Normalt modtager man betaling, for en konsultation ved, at dobbeltklikke på aftalen, når den er klar til betaling (eller vælge ”Modtag betaling”). Man krydser derefter af i ”Skyldig ialt betalt nu” og evt. krydser man af i ”Udskriv kvittering”. Derefter [Ok] og man så er man færdig.

Men hvis man vi knytte betalingen til en specifik regning, så udvidder man linjen”Udpeg regninger” og krydser de relevante regninger af, Man kan også give dem en indbyrdes prioritet.

Hvis man vil bruge det endnu mere avanceret og fx opprioritere en gammel betalt regning ift. en indbetaling, kan man gøre det via listen ”Indbetalinger avanceret”, ret linje. Her har man mulighed for at rette direkte i tilknytningerne.

Her kan man også se hvilke regninger systemet pt. har betalt med indbetalingen (under ”Brugt til”).

Registrere indbetalinger via ”Skylder” listen.

Hvis man finder listen med skyldnere frem og bruger ”Modtag betaling” der, får man et skærmbillede der er tilpasset at modtage indbetaling på bagkant. Her er det lidt nemmere at klikke de regninger af man ønsker specifikt skal hænge sammen med indbetalingen.

Denne mulighed har man brug for når det er betalinger via fx forsikringsordninger, der skal registreres manuelt.

I behandler skærmbilledet er det muligt at vælge mellem alle de igangværende regninger, eller at angive, at ydelsen skal på en ny regning, selv om der findes en igangværende regning. Så kan man styre præcist hvilken regning en ydelse skal på, samtidig med at det er nemt og hurtigt at sætte ydelse på.

Alle nye ydelser kommer automatisk på ældste foreløbige regning, medmindre man udpeger en anden specifik. Hvis der ikke allerede findes en, så dannes der en ny automatisk. Uden at man skal tænke over det.

Man kan også oprette en ny igangværende regning manuelt, men der er sjældent brug for det.

Det er nemt at udpege den patient der skal arbejdes på. Enten klikker man på patienten, hvis patienten er synlig i brugerfladen; det kan både være i kalenderen eller i en liste man har fremme. (Uanset hvilken, det kan fx være i klinikkens kontoposteringer, eller i listen over patienter der har udestående). Eller man kan fremsøge patienten via søgeboksen (som altid er fremme i højre side).

Når programmet opfatter hvem der er den aktuelle patient, kan man se navnet på denne patient, som den første i en vandret liste med navne (Tage Kristensen nedenunder):




Sådan ser det ud lige efter at programmet er startet. Der er ”-ingen udpeget-”:




Når der er en patient udpeget, ser det sådan ud:




Efterhånden som man vælger at arbejde med andre patienter, rykkes de tidligere længere til højre, i udpeget panelet:




Man kan dog blot klikke på en af de forrige i historielisten, så hopper patienten frem som den aktuelle igen, så man kan arbejde med patienten igen. På den måde hjælper programmet både med at huske, hvem man har haft fat i, og med nemt at arbejde med patienterne igen uden at man behøver fremsøge patienten påny.

Filerne bliver lagt i en simpel folder struktur på en af dine computere, hvor der bliver oprettet en underfolder til hver patient. Hvis man skal arkivere noget under en patient kan man, udover at gøre det via programmet, blot kopiere filen ind under patientens folder. Så opdager Frontspeed det selv og registrerer dokumentet i databasen. Ved ændringer i dokumenter opstår der en historik omkring filen og man kan se hvornår det er oprettet, rettet, af hvem, mm.

Under konsultation er det nemt at se de forskellige dokumenter der er tilknyttet patienten, via et klik i en liste med patientens dokumenter og røntgen billeder.

Ydelse oplæg

Man kan forslå en ydelse på en aftale når man opretter den og behandleren kan så under konsultation se forslaget og bruge dette, eller vælge noget andet.

Aftale parametre forslag

Systemet kan ud fra tidligere aftaler mv. sættes op til selv at foreslå aftale-indstillinger, dvs. hvilken ydelse, tidslængde og aftaletype. (Man kan ændre disse forslag som man har lyst.)

Man kan også når aftalen oprettes/rettes angive en ’kode’ for hvordan aftalen skal se ud mht. disse dvs. ydelse-oplæg, tidslængden og aftaletypen. Men det er faktisk i mange tilfælde ikke engang nødvendigt, da systemet allerede har valgt det relevante!
Man sparer tid og energi ift. selv at skulle vælge hver gang.

Behandlings-forløb

Man kan lave opsætning så de forskellige speciale 64 forløb afsættes med rigtig foreslået ydelse på efterfølgende aftale forløb. Det er endog muligt at lave det sådan, at hvis der afsættes ekstra indkommende aftaler imellem et planlagt forløb, at ydelsen så sættes til en alm. mellemlæggende konsultation automatisk. Det kan være hvis der fx er behov for ekstra/anden behandling.

Finkornet styring

Alt dette kan styres generelt både på et overordnet niveau, pr. behandlingstype og endog pr. den enkelte behandler, hvis man har behov (det kan fx være at en nyansat har brug for ekstra tid).
Det er lavet via at vi har udviklet en rigtig smart standard mekanisme hvor man laver en opsætning der styrer dette. Dvs. vi har ikke hårdt-kodet det på en bestemt måde der passer lige nu. Dvs. vi har opfundet en mekanisme der kan bruges til nye ting og til at lave egne regler yderligere, hvis man ønsker det.

Fritekstsøgning efter vare

Når man angiver en ydelse kan man i øvrigt søge frit i varetekst og varenummer for nemt at finde det rigtige.

”Nem-ydelse” feltet

Når aftalen går igang, dvs. konsultations-billedet er fremme, så kan behandleren se den foreslåede ydelse under ”Nem-ydelse” og hvis det er denne behandleren er enig i skal på, skal behandleren ikke gøre mere. Man kan dog gå ind og vælge en anden ydelse enten via ”Nem-ydelse” eller ved at krydse ydelsen af under ”Regningslinjer” (hvor vi også viser alle varer der kan tilvælges, så man blot kan få dem ’på’ via et klik).

Smarte ekstra fordele

Der hvor man vælger ”Nem-ydelse” kan man også se og vælge ”samme ydelse som sidst” (det er rart at det er så nemt at se hvad der var sidst, uanset om man evt. så ender med at vælge det).
Man kan også vælge ”Det sædvanlige” (for behandlingstypen) hvis patienten har fået samme ydelse mere end en gang. Så vises den mest brugte af de gældende mulige ydelser.
Under ”Gennemfør konsultation”:

Via en anden liste med alle regningslinjer, samt mulige ydelser på dagen, kan man blot klikke flere ting til, fx hvis der skal mere end 1 ting på afregningen.

Brugerfladen til patienterne ser simpel og moderne ud (via en webside) og fungerer i en Internet browser og på de fleste smartphones og tablets. (med tekststørrelse mm. som bliver tilpasset telefonen, også små skærme).

Online bookingen er nem at sætte op, da det meste kommer fra den eksisterende opsætning, fx behandler-tider, så der er ikke ret meget du skal gøre for at komme igang...

En unik og smart ting er at man i klinikken kan se tider som er ved at blive godkendt, i kalenderen i programmet, og afbryde oprettelsen af dem, hvis man hellere vil give tiden til anden side.

Som patient behøver du ikke at oprette dig som bruger for at få en tid, men der er istedet en godkendelses process via email. Dette gør online booking meget anvendeligt, nemt og rart. Der er ikke nogen adgangskode man skal huske og man skal ikke bruge tid på at oprette en bruger.

Har klinikken online booking giver det er række fordele.

• Sekretærer får mere tid til andre opgaver indimellem fordi der ikke er så mange der ringer.
• Det gør også at klinikken har ’åbent’ (for tidsbooking) hele døgnet.
• For patienterne vil der altid være åbent for booking selv om der evt. ikke lige er en sekretær til stede, eller der er optaget i telefonen.
• Klinikken er ikke helt så presset til at finde afløsere ved sygdom osv. da tidsbooking ikke går i stå. Man kan fx indtale en besked om at der ikke er nogen sekretær til at tage telefonen i øjeblikket, men at man kan booke en tid online.
• Endnu en fordel er at der ikke vil være så meget 'panik' ved telefonerne efter ferier fordi folk selv har booket løbende.

Sådan fungerer det:

Brugeren går fx ind på din hjemmeside og klikker på et link/knap til ”Online reservation”.

Du kan se demo af tidsbestilling/online booking her.