Afregningsdelen i Frontspeed er lavet professionelt, med principper fra store økonomisystemer,
dvs. det lever faktisk op til en kritisk revisors forventninger. Det hjælper også
med automatisk at overholde faktureringsreglerne.
Systemet har en unik og hurtig måde at arbejde med ændringer på regninger, under
overholdelse af faktureringsregler via at det blot skal vises ændringer og så selv
kan lave kreditnota, ved rettelser i fakturerede regninger.
Der er daglig status på økonomien og indbygget kasseafstemning, så der er styr på
at kassen passer.
Der er også masser af mulighed for dataudtræk, fx omsætningslister på flere dimensioner
og du kan nemt eksportere alle økonomital til Excel.
Du kan lave kontoudtog, der viser alle bevægelser for en patient eller endog for
hele klinikkens økonomi.
“Modtag betaling” (tjek-ud/afregning)
Når en konsultation er gennemført er der ét enkelt skærmbillede målrettet det at
modtage betaling samt evt. andre opgaver ifbm. tjek-ud.
Billedet understøtter de arbejdsfunktioner man kan have behov for ifbm. dette, i
ét enkelt skærmbillede, inkl. sen påsætning af Danmark, hæve over beløb, automatisk
fakturering og udligning, udskrivning af kvittering og flere andre ting.
Rette en indbetaling
Hvis klinikken har det slået til, så kører systemet med rettelsesspor på betalingsregistreringer,
så det er nemt at iagttage evt. rettelser. Der er indbygget en del smart logik omkring
dette, så man kun får et rettelsesspor på, i de vigtige relevante tilfælde.
Uanset hvad, laver systemet en ekstra sporing af alle ændringer på indbetalinger!
Man kan se dette revisions-spor via listen “Indbetalinger revisionsspor”. (Er ikke
tilgængelig for alle personer)
(Der er også revisionspor på regninger)
Dagsafslutning og kasseafstemning
Hver dag er det godt at stemme alt af og tjekke at ’det hele’ ser godt og rigtigt
ud.
Den vigtigste årsag til at gøre det dagligt er, at det er meget nemmere at opklare
problemer hvis der ikke går tid mellem at problemet er opstået og indtil et problem
bliver undersøgt, og evt. rettet.
Det er også rart at vide at det der ligger bagud, er “i orden”. Systemet sammenholder
det optalte med det registrerede og beregnede.
Under ”Dagens summer” er der også et væld af opdaterede økonomiberegninger per dag,
både til bogføring og løbende opfølgning/interesse.
Alt er ’rigtige’ regninger (dvs. nummerede fakturaer)
En regning starter sit liv med at være en “foreløbig regning” (en ordrekladde i
bogførings/revisor jargon). Det er nemt at rette en foreløbig regning og tilføje
flere ting til den. På et tidspunkt bliver en foreløbig regning til en “færdig regning”
(en faktura). Det sker enten via at du beder systemet om at afslutte den eller automatisk
via at patienten betaler hele det skyldige beløb (uden at bede om at samle ydelser
på samme regning næste gang, det kan man også.)
Systemet spørger også om der skal afsluttes når du skriver regningen ud som en fakturaudskrift.
(Der findes nogle regler omkring dette). Hvis der står regning eller faktura på
en udskrift til en kunde, så skal faktureringsreglerne følges og de siger at regninger
for det første skal være nummererede i en ubrudt fortløbende rækkefølge og at de
ikke må ændres, når de er faktureret (ca. lig med udskrevet nummereret til kunden).
Systemet har en masse smart logik indbygget som kan assistere med at rette fakturerede
regninger hvis nødvendigt. Systemet laver selv kreditnotaer efter behov i dialog
med brugeren. Så man har både fordelen af at det foregår på den rigtige, solide,
måde og at det stadigvæk er relativ nemt at rette i regninger. Det er unikt.
Udskrifter til patienterne
Der kan udskrives både en Betalings-kvittering, dvs. en udskrift som har udgangspunkt
i indbetalingen, og en rigtig fakturaudskrift.
Hvis du i “Modtag betaling” funktionen krydser af i “Udskriv kvittering” skriver
systemet en betalings kvittering automatisk.
En betalingskvittering er en redegørelse for en indbetaling. Den viser hvilke regninger
og ydelser der er betalt med indbetalingen (endog ved ’skæve’ beløb, som fremgår).
Derudover viser den hvad der på udskriftstidspunktet findes, som ikke er fuldt betalt.
Det er rigtig smart for at bevare et godt overblik.
Ved en normal konsultation og afregning vil betalingskvitteringen se helt simpel
ud (og ligne en regningsudskrift). Den vil indeholde information om betalingen,
regningen og ydelsen.
I mere komplekse tilfælde kan der være mere information om indbetalingen, alle de
regninger den er brugt til, og alle de ydelser der har været på regningerne (delt
over forskellige datoer). Udskriften vil evt. også, for alle disse regninger, vise
hvilke andre betalinger der er anvendt til at betale regningerne. Det er rigtig
brugbart når man skal danne sig et overblik over unormale og komplekse situationer,
fx hvis indbetalinger ikke matcher regninger 100% / ligger skævt eller forskubbet.
Regningsudskrift
Regningsudskriften er relevant, hvor der enten ikke er nogen betaling endnu at tage
udgangspunkt i for betalings-kvitteringen, eller hvis nogen skal bruge en faktura
til deres regnskab, fx forsikringsselskaber.
Betalingsid
Systemet kan sætte en betalingsid linje ind i regningsudskrifter. (En såkaldt OCR
linje.)
På den måde kan patienter indbetale via netbank som betalingskort og dermed er man
sikker på automatisk at få en korrekt angivelse af hvem der er der har indbetalt.
Linjen sættes kun på hvis der er skyldigt beløb.
OCR linjen ser fx sådan ud:
+71<123450000019348 +80882939<
Rette i regninger
Systemet hjælper til når du vil rette i regninger.
Bag overfladen er det i visse tilfælde omstændeligt at rette i regninger, alt efter
situationen (fx om regningen har været indsendt til sygesikringen, eller været printet
ud til patienten (faktureringsloven har bestemmelser om dette)).
Derfor har vi lavet det sådan, at du kan vise hvad du vil ende med, via at gå ind
på den regning du vil rette, krydse flere ydelser af, slette ydelser eller lave
rettelser på linjerne.
Dernæst vil systemet, alt efter hvad udgangspunktet er og hvilke rettelser du har
vist det, guide dig igennem og lave rettelserne for dig, så slutresultatet bliver
det du har vist!
Hvis det kræver en kreditnota fortæller systemet dig dette og beder om lov til lave
det for dig automatisk.
Dette kan vi sige er meget avanceret ift. alt andet vi kender på markedet, inkl.
de store kendte økonomisystemer.
Overholdelse af faktureringsregler, giver en rigtig god sporing, som man ønsker
i et bogholderi. Det er på den anden side ikke lige så simpelt at rette i regninger,
som hvis det var rettelse direkte i data, fx på samme måde som hvis det lå i et
regneark eller i en notesblok. Men netop dette gør at man kan stole på tingene og
føre et bogholderi af god standard. Efter vi har lavet assistance i systemet omkring
rettelser på regninger er det lige så let at rette regninger, som hvis det lå i
et åbent regneark, så man har det bedste fra begge verdener.
Pga. overholdelse af regler fra sygesikringen og danmark kommer der en del flere
regler ind over, og summen af det er at det er en større sag at overholde samtlige
regler. Systemet hjælper med det.
Anden betaler (forsikringer mv.)
Denne funktion giver mulighed for at lave automatik omkring at en anden (person/juridisk
enhed) træder ind og betaler en andel af en patients regning (evt. det hele), indenfor
en vis ramme (antal behandlinger og/eller beløb).
Dette kan bruges til flere forskellige ting, fx at en forsikring betaler et antal
behandlinger for en patient, eller at en kommune betaler en andel af en patients
behandlinger, eller at en arbejdsgiver betaler for en medarbejder. Det kan også
bruges til at en patient betaler for en anden patient, fx en voksen betaler for
sine pensionist forældre.
For at en patient kan få noget på en andens regning skal der være 2 ting på plads.
For det første skal den anden der kan/vil betale, være oprettet som en ”Anden betaler”.
Dette er en simpel reference til en anden person/juridisk enhed, der kan optræde
som anden betaler generelt. Typisk vil der kun være nogle få af disse. Hver defineret
”anden betaler” kan tilknyttes en kontakt i Adressebogen (den med EAN lokationsnumre)
og derved få mulighed for eFaktura.
eFaktura
Systemet understøtter eFaktura og en regning kan sendes som eFaktura via blot at
angive modtageren og sige Ok. Ved ”anden betaler” kan den sendes via blot en enkelt
afkrydsning.
Hæve over beløbet (Udbetal overskydende saldo kontant)
Når patienten tjekker ud, er det nemt at hæve over beløbet. Sæt blot kryds og du
bliver guidet igennem og der bliver automatisk registreret en kontant udbetaling.
(Der vil figurere 2 separate ind/udbetalings-poster, ligesom det er bedst).
Tillægsperioder
Få systemet til selv at skrive procent tillæg på ydelser, i perioder hvor det er
relevant.
Det kan være om aftenen og natten, eller i weekender. (Det er relateret til sygesikringen
og deres prisoversigt.)
Åbningssaldi
Dette bruges kun under indkøring af systemet. Og kun hvis der er eksisterende mellemværende,
som man ønsker skal håndteres. Dvs. at der findes patienter i et gammel system,
som skylder og at man ønsker at opkræve disse via det nye system.
En åbningssaldo giver mulighed for at fortælle systemet at åbningsbalancen ikke
er 0, men at patienten fx skylder 100 kr. Når patienten kommer første gang og får
en ydelse på fx 250 kr, vil det fremgå at patienten skylder 350 kr.
Danmark auto påsætning af gebyr
Systemet kan automatisk sætte et gebyr på regningen, for at indberette til “danmark”
hvis klinikken vælger det.
Forudindstillet ydelse
Betyder at systemet selv krydser en ydelse af i ”Gennemfør behandling”, hvis det
passer med noget af det der er blevet indstillet forud.
Så skal man ikke tænke så meget over hvilken ydelse der skal på og man sparer et
klik.
Rul en indbetaling/afregning tilbage ved fejl ved tjek-ud
Denne funktion (“Rul Modtag betaling tilbage”) ‘ugør’ modtagelse af betaling og
det som hører sammen med dette, dvs. automatisk afslutning af foreløbig regning,
skift af status på aftalen og udskrift.
Det er smart i de tilfælde hvor man har lavet noget forkert omkring betaling og
det opdages med det samme (oftest er det patienten der ønsker en anden form for
betalingsmetode). I stedet for at rode med at rette op på dette, dvs. fx lave kreditnota,
annullere indbetaling osv., så vælger man blot denne funktion og kører betalingen
igen.
Komplet ‘ugør’ af betaling/check-ud er dog kun mulig på den seneste regning, pga.
regningsnumre. (Regningsnumre skal være uden mellemrum/slip for at opfylde lov-kravene.)
Yderligere små og store smarte hjælpe funktioner fx:
Nemt lave kontantsalg
Fuldautomatisk styr på ”danmark” og sygesiking
Flytte en regningslinje
Mulighed for at give Kiropraktik & sundhed rabat
Og meget mere!